加拿大IRCC 2026年6月更新公民身份证明指引，无法提供原始记录时须提交no-record letter

加拿大移民部IRCC于2026年6月发布了更具体的指引，说明在无法找到所需文件时，申请加拿大血统公民身份应如何提供血统证明。其《公民身份证明申请表》（CIT 0001）的说明指南现已设有专门章节，规定申请人无法提供原始签发机构文件时的做法，包含两项要求：一是以书面形式解释为何无法提供该文件，即解释信；二是提供自己曾尝试获取该文件的证明，也就是no-record letter。

no-record letter是原始来源机构出具的书面回复，确认该机构已在其记录中查找申请人所需的文件，但未找到。与由申请人或其代表撰写的解释信、附信不同，no-record letter来自官方签发机构。所谓原始来源机构，即创建或保存该记录的机构；就加拿大的出生、婚姻和死亡记录而言，指省级或地区生命统计办公室，或省级档案馆。需要说明的是，no-record letter并非公民身份证明，也不能替代缺失的文件，它证明的是申请人知晓档案中存在缺口，并已尽力寻找所需文件。

no-record letter并未在公民身份证明文件清单（CIT 0014）中被专门列出，只在所需文件无法出具时才派上用场。常见情形包括：记录已丢失或被毁，例如火灾、洪水和办公室关闭使全国多地的教区与市政馆藏受损；机构查找后未找到，例如姓名可能拼写有误、以昵称记录，或登记在家族记忆之外的另一个教区；记录从未被创建；记录存在但并非IRCC接受的形式。即便预计查找结果为空，提出请求并收到回复，也是满足IRCC要求后半部分的方式。

符合要求的no-record letter，是机构确认其已针对指定姓名、指定地点和指定日期范围进行查找且未找到，形式为该机构出具的书面回复，可以是信函或电子邮件。带有日期的往来信件，即申请人的请求连同回复一并提交，使官员能看清申请人具体申请了什么，也可行。若上述材料无法取得，档案馆在网上公布的政策，确认该类记录未曾签发，也可能被接受。

以魁北克为例，Bibliothèque et Archives nationales du Québec（BAnQ）保存超过100年的记录。由于魁北克当时仅在市政和教区登记册中登记出生，BAnQ不为该时期签发出生证明，而是签发洗礼记录的核证副本。IRCC将省级出生证明视为主要证据，将洗礼记录视为次要证据。因此，申请人既然无法取得前者，就应提交后者，并附上BAnQ的书面确认，说明其不为该时期签发出生证明。BAnQ不签发no-record letter，申请人可提交BAnQ的电子邮件回复，说明其不再补发较早时期的出生证明。

获取no-record letter，应从出生、婚姻或死亡发生的省或地区入手，各地都有自己的生命统计办公室和档案系统。向机构提供足够信息：完整姓名及已知的变体、大致日期、地点，以及如有的话父母姓名。请求含糊往往得到含糊的答复，尤其要注意法裔加拿大姓氏或被英语化的姓名。保留所有寄出和收到的材料，带日期的回复与请求可一并提交以支持申请。此外，某些情况下可查看档案馆或生命统计办公室是否在网上公布了政策，说明其在历史上某一特定时期不签发或无法签发某类文件（例如出生证明）。

据加拿大档案工作者协会对其与IRCC会议的总结，并不要求经过认证的no-record found letter，来自档案馆的电子邮件往来或显示查找结果的文档，足以表明申请人曾尝试。该演示本身仅说明，无法取得原始记录的申请人必须以书面形式证明其做过哪些努力，并解释为何无法提供该记录。不过，正式信函是这类证据中最有力的形式；若机构已出具，将其随申请一并提交可能是良好做法。

no-record letter与解释信不同：前者来自记录办公室，后者由申请人或其代表撰写并签署，两者配合使用——no-record letter表明文件确实无法取得，解释信则向官员说明这对案件意味着什么、以及申请人改提交了什么。它也与附信不同：附信向官员呈现案件全貌，包括申请人身份、与加拿大祖先的血统线索以及材料包内容；no-record letter则是申请人曾向原始签发机构尝试获取所需文件的证明，由申请人附上而非自行撰写。若记录缺口得到妥善记录和解释，未必导致申请被拒或被退回。