加拿大IRCC 2026年6月更新公民身份證明指引，無法提供原始記錄時須提交no-record letter

加拿大移民部IRCC於2026年6月發佈了更具體的指引，說明在無法找到所需文件時，申請加拿大血統公民身份應如何提供血統證明。其《公民身份證明申請表》（CIT 0001）的說明指南現已設有專門章節，規定申請人無法提供原始簽發機構文件時的做法，包含兩項要求：一是以書面形式解釋為何無法提供該文件，即解釋信；二是提供自己曾嘗試獲取該文件的證明，也就是no-record letter。

no-record letter是原始來源機構出具的書面回覆，確認該機構已在其記錄中查找申請人所需的文件，但未找到。與由申請人或其代表撰寫的解釋信、附信不同，no-record letter來自官方簽發機構。所謂原始來源機構，即創建或保存該記錄的機構；就加拿大的出生、婚姻和死亡記錄而言，指省級或地區生命統計辦公室，或省級檔案館。需要說明的是，no-record letter並非公民身份證明，也不能替代缺失的文件，它證明的是申請人知曉檔案中存在缺口，並已盡力尋找所需文件。

no-record letter並未在公民身份證明文件清單（CIT 0014）中被專門列出，只在所需文件無法出具時才派上用場。常見情形包括：記錄已丟失或被毀，例如火災、洪水和辦公室關閉使全國多地的教區與市政館藏受損；機構查找後未找到，例如姓名可能拼寫有誤、以暱稱記錄，或登記在家族記憶之外的另一個教區；記錄從未被創建；記錄存在但並非IRCC接受的形式。即便預計查找結果為空，提出請求並收到回覆，也是滿足IRCC要求後半部分的方式。

符合要求的no-record letter，是機構確認其已針對指定姓名、指定地點和指定日期範圍進行查找且未找到，形式為該機構出具的書面回覆，可以是信函或電子郵件。帶有日期的往來信件，即申請人的請求連同回覆一併提交，使官員能看清申請人具體申請了什麼，也可行。若上述材料無法取得，檔案館在網上公佈的政策，確認該類記錄未曾簽發，也可能被接受。

以魁北克為例，Bibliothèque et Archives nationales du Québec（BAnQ）保存超過100年的記錄。由於魁北克當時僅在市政和教區登記冊中登記出生，BAnQ不為該時期簽發出生證明，而是簽發洗禮記錄的核證副本。IRCC將省級出生證明視為主要證據，將洗禮記錄視為次要證據。因此，申請人既然無法取得前者，就應提交後者，並附上BAnQ的書面確認，說明其不為該時期簽發出生證明。BAnQ不簽發no-record letter，申請人可提交BAnQ的電子郵件回覆，說明其不再補發較早時期的出生證明。

獲取no-record letter，應從出生、婚姻或死亡發生的省或地區入手，各地都有自己的生命統計辦公室和檔案系統。向機構提供足夠信息：完整姓名及已知的變體、大致日期、地點，以及如有的話父母姓名。請求含糊往往得到含糊的答覆，尤其要注意法裔加拿大姓氏或被英語化的姓名。保留所有寄出和收到的材料，帶日期的回覆與請求可一併提交以支持申請。此外，某些情況下可查看檔案館或生命統計辦公室是否在網上公佈了政策，說明其在歷史上某一特定時期不簽發或無法簽發某類文件（例如出生證明）。

據加拿大檔案工作者協會對其與IRCC會議的總結，並不要求經過認證的no-record found letter，來自檔案館的電子郵件往來或顯示查找結果的文檔，足以表明申請人曾嘗試。該演示本身僅說明，無法取得原始記錄的申請人必須以書面形式證明其做過哪些努力，並解釋為何無法提供該記錄。不過，正式信函是這類證據中最有力的形式；若機構已出具，將其隨申請一併提交可能是良好做法。

no-record letter與解釋信不同：前者來自記錄辦公室，後者由申請人或其代表撰寫並簽署，兩者配合使用——no-record letter表明文件確實無法取得，解釋信則向官員說明這對案件意味著什麼、以及申請人改提交了什麼。它也與附信不同：附信向官員呈現案件全貌，包括申請人身份、與加拿大祖先的血統線索以及材料包內容；no-record letter則是申請人曾向原始簽發機構嘗試獲取所需文件的證明，由申請人附上而非自行撰寫。若記錄缺口得到妥善記錄和解釋，未必導致申請被拒或被退回。